Korespondesi

22 Jul 2010

SURAT PRIBADI RESMI

Surat pribadi dari calon karyawan atau karyawan kepada perusahaan adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi kepada pimpinan sebuah intansi atau perusahaan.

JENIS-JENIS SURAT PRIBADI RESMI DARI KARYAWAN KEPADA PERUSAHAAN :

1. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran kerja adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang ditujukan kepada sebuah intansi atau lembaga perusahaan dengan tujuan agar lamarannya tersebut dapat dikabulkan oleh pihak yang dituju.

Prinsip penulisan surat lamaran adalah jelas dan menarik. Jelas maksudnya penulis lamaran harus secara spesifik menjelaskan jabatan yang di- inginkan, latar belakang pendidikan, kemampuan yang dimiliki, status kerja yang diinginkan (kontrak atau pegawai tetap). Menarik artinya penulis mengemukakan fakta, data, atau gambaran yang mendu- kung pencapaian tujuan penulisan surat lamaran, yaitu menggugah minat pembaca untuk memanggilnya untuk mengikuti tes atau wawancara.

a. Susunan surat lamaran yang baik adalah sebagai berikut

1. Surat disusun dengan teknik penyusunan letak bagian-bagian surat yang tepat sesuai dengan aturan yang telah ditentukan, yaitu ukuran kertas yang dipakai adalah KUARTO 21 x 29 cm; jenis kertas HVS 80 gram; dan warna kertas putih, spasi 1,5.

2. Isi surat harus dinyatakan secara ringkas, jelas, dan eksplisit. Tujuannya adalah agar penerima dapat memahami isinya dengan tepat dan tidak ragu-ragu, dan pengirim memperoleh jawaban secara cepat apa yang dikehendakinya.

3. Bahasa yang digunakan haruslah bahasa yang baku sesuai dengan EYD, baik ejaan, pemilihan kata, bentuk kata, maupun kalimatnya. Hindari juga penggunaan kata-kata asing yang sudah ada padanan katanya dalam bahasa Indonesia. Sapaan yang digunakan adalah Bapak, Ibu, dan menggunakan kata ganti orang pertama saya.

4. Untuk surat lamaran yang ditulis tangan, harus ditulis sendiri oleh pelamar. Kertas tidak harus bergaris, jangan menulis bolak balik, dan ditulis dengan rapi.

b. Rincian urutan penyampaian isi surat lamaran kerja

1. Bagian pembuka mengemukakan niat melamar pekerjaan dengan menunjuk sumber informasi tentang lowongan pekerjaan yang diajukan.

2. Bagian tengah merinci alasan penulis melamar kerja, misalnya dengan menunjukkan bahwa diri penulis memenuhi syarat, baik dari segi pendidikan, keterampilan, pengalaman, atau pengetahuan. Apabila dimungkinkan, menjelaskan hal-hal spesifik yang diharapkan dari pekerjaannya, misalnya gaji, tunjangan, lembur, dan sebagainya.

3. Bagian penutup menegaskan keinginan yang menjadi sasaran penulis, misalnya agar diberi kesempatan untuk mengikuti tes atau mohon diperiksa dengan baik dan diberi kesempatan untuk mengikuti tes.

4. Surat lamaran biasa dilampiri dengan berkas berkas yang mendukung lamaran tersebut, misalnya fotokopi KTP, ijazah terakhir, transkip nilai, sertifikat, surat keterangan lain.

c. Format Penulisan Surat Lamaran Kerja

1. Surat lamaran yang digabungkan dengan daftar riwayat hidup. Dengan demikiandaftar riwayat hidup masuk dalam isi surat.

2. Surat lamaran yang terpisah dari daftar riwayat hidup, artinya daftar riwayat hidup dijadikan lampiran.

d. Pokok - pokok Surat Lamaran Kerja

1. Kepala surat: berisi alamat pengirim secara lengkap, yaitu meliputi nama lengkap; alamat lengkap; telepon; HP; dan email.

2. Tanggal: ditulis dengan nama kota atau tanpa nama kota.

3. Nama yang dituju dan jabatannya

Kepada Yth. Bapak/Ibu

Yth. Manajer HRD PT

Kepada Yth. Bapak . Manajer Personalia

4. Alinea pembuka

Menggunakan niat melamar pekerjaan dengan menunjukkan sumber informasi yang menjadi latar belakang penulis melamar pekerjaan. Sumber informasi yang menjadi latar belakang tersebut misalnya iklan lowongan di medi massa, pemberitahuan lowongan dari sanak saudara atau teman, atau juga dorongan dari penulis sendiri untuk melamar.

5. Alinea kedua / bagian tengah

Menrincikan alas an penulis melamar kerja, misalnya dengan menunjukkan bahwa diri penulis memenuhi syarat, baik dari segi pendidikan, keterampilan, pengalaman, atau pengetahuan. Apabila dimungkinkan, menjelaskan hal-hal spesifik yang diharapkan dari pekerjaannya, misalnya gaji, tunjangan, lembur, dan sebagainya.

6. Alinea penutup

Menegaskan keinginan yang menjadi sasaran penulis, misalnya agar diberi kesempatan untuk mengikuti tes atau mohon diperiksa dengan baik dan diberi kesempatan untuk mengikuti tes. Menutup dengan member kesan yang menyakinkan dan baik.

2. Surat Pengunduran Diri

Surat pengunduran diri adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang telah bekerja pada suatu perusahaan karena suatu sebab ingin keluar dari perusahaan atau organisasi tempat dia bekerja.

Surat pengunduran diri ditujukan kepada atasan dengan tembusan kepala bagian. Biasanya perusahaan memiliki peraturan mengenai pengunduran diri ini. Beberapa perusahaan menetapkan karyawan harus mengajukan pengunduran diri 2 bulan sebelum memutuskan hubungan kerja (keluar). Pada umumnya, surat pengunduran diri juga diajukan setelah melalui pembicaraan lisan.

Surat pengunduran diri juga merupakan surat permintaan karena isinya meminta izin kepada atasannya untuk tidak bergabung lagi dengan perusahaan.

Prinsip penulisan surat pengunduran diri adalah jelas dan logis. Jelas artinya penulis perlu menjelaskan secara spesifik alasan pengunduran dirinya dan kapan dia ingin mengundurkan diri. Logis maksudnya penulis perlu mengemukakan alasan yang masuk akal dan bisa diterima oleh pembacanya. Surat pengunduran diri memiliki dampak legal, maka gaya yang digunakan adalah gaya tegas dan formal.

Adapun bagian-bagian penulisan surat pengunduran diri :

1. Bagian pembuka. Dimulai dengan mengemukakan alasan, kemudian diutarakan maksud pengunduran diri.

2. Bagian tengah. Menjelaskan secara rinci mengenai maksud pengunduran diri dalam hal waktu, persyaratan, atau hal-hal lain yang terkait.

3. Bagian terakhir.

3. Daftar Riwayat Hidup

Daftar riwayat hidup yang sering disebut sebagai CV (Curriculum Vitae) atau biodata, resume merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari surat lamaran kerja. Selain itu, CV juga sering dimanfaatkan sebai pelengkap persyaratan kenaikan pangkat, memberi ceramah seminar atau mengikuti pendidikan.

Bagi pencari kerja, sasaran penulisan Daftar Riwayat Hidup adalah untuk menarik minat calon pemberi kerja. Sedangkan maksud penulisannya adalah untuk menunjukkan kualifikasi kerja pelamar.

Bagian-bagian dalam CV adalah sebagai berikut:

a. Data pribadi

1. Nama

Nama sebaiknya ditulis lengkap berikut gelar, baik gelar akademik maupun gelar-gelar lain. Dari gelar ini juga akan tampak kualifikasi pelamar.

Ir. Wahyu Budi Santosa, SS, MBA

Rr. Dra. Weni Adiningrum,MM

2. Alamat

Alamat ditulis lengkap agar mudah dihubungi melalui surat. Apabila memiliki alamat lebih dari satu, sebaiknya alamat yang paling mudah dihubungi yang dicantumkan lebih dahulu.

3. Nomor telepon

Nomor telepon ditulis lengkap. Bila perlu berikut kode wilayahnya. Sebaiknya nomor telepon kantor juga dicantumkan.

4. E-mail

Apabila memiliki alamat e-mail, pelamar juga perlu mencantumkannya. Cantumkan alamat e-mail yang paling sering dibuka.

5. Nomor faks

Apabila anda memiliki alamat faksimile, sebaiknya juga dicantumkan secara lengkap berikut kode wilayahnya.

6. Tempat & tanggal lahir

Tempat lahir cukup ditulis nama kota. Tanggal lahir ditulis lengkap dengan nama bulan dan tahunnya.

7. Status perkawinan

Status perkawinan sebaiknya disebut dengan jelas. Namun, data ini sifatnya tidak harus. Ini biasanya berkaitan dengan masalah tunjangan dan menentukan status kepegawaian jika pelamar kelak diterima menjadi karyawan.

b. Pengalaman kerja

Pengalaman kerja merupakan inti dari CV karena menunjukkan kualifikasi kerja seseorang. Oleh karena itu, pengalaman kerja apapun yang dimasukkan dan cara penyusunannya sangat menentukan tercapai atau tidaknya sasaran penulisan CV. Unsur-unsur dalam bagian pengalaman kerja adalah:

1. Nama organisasi atau perusahaan dan lokasi tempat bekerja

2. Jabatan

3. Bidang usaha organisasi tempat bekerja

4. Lama bekerja

5. Tanggung jawab

6. Prestasi atau kontribusi yang signifikan

Apabila pelamar kerja memiliki serangkaian pengalaman kerja yang mensyaratkan keterampilan dan keahlian yang sama dengan pekerjaan yang dilamar, pengalaman kerja tersebut bisa disusun secara kronologis.

c. Pendidikan

Bagi pelamar yang pengalaman kerjanya masih minim, riwayat pendidikan jadi sangat menentukan. Oleh karena itu, riwayat pendidikan perlu dicantumkan secara kronologis dan rinci. Tujuannya adalah agar kualifikasi kerjanya bisa terbaca secara jelas oleh calon pemberi kerja.

Dalam bagian pendidikan bisa dicantumkan pula berbagai kursus yang pernah diikuti, terutama yang berkaitan dengan penguasaan keterampilan yang disyaratkan dalam pekerjaan yang dilamar.

d. Aktivitas dan prestasi

Dalam CV perlu juga dicantumkan berbagai aktivitas social yang pernah diikuti dan prestasi yang diraih. Faktor ini sangat menentukan perilaku dalam lingkungan kerja.

4. Surat Referensi Pribadi

Surat referensi pribadi adalah surat yang menjelaskan kualifikasi, kompetensi, dan perilaku kerja seseorang. Surat ini ditulis atas permintaan seseorang atau organisasi yang akan merekrutnya sebagai karyawan. Orang yang berwenang memberi referensi pribadi adalah orang yang mengetahui kualifikasi, kompetensi, dan perilaku kerja yang diberi referensi, misalnya mantan atasan atau rekan kerja. Surat referensi pribadi ini terkadang disebut juga sebagai surat rekomendasi.

Prinsip penulisan surat referensi adalah jelas, faktual, dan logis. Jelas artinya harus menjelaskan secara rinci mengenai kualifikasi dan perilaku kerja orang tersebut. Selain aspek positif, aspek negatif juga perlu disampaikan untuk membantu pembaca dalam mengambil keputusan lebih akurat.

Faktual artinya semua yang dikemukakan harus berdasarkan fakta. Surat referensi tidak menyebut sifat pribadi, tetapi menunjukkan fakta perilakunya.

Prinsip logis bias diterapkan dengan membuat hubungan yang jelas antara fakta yang dikemukakan dengan opini, usulan, atau rekomendasi yang disampaikan.

Berikut ini adalah bagian-bagian surat referensi:

a. Bagian pembuka

Surat dibuka dengan mengacu pada surat permintaan referensi yang diterima dan memberi penjelasan umum tentang hubungan penulis dengan mantan bawahannya. Namun untuk surat referensi yang ditulis atas permintaan karyawan yang telah keluar, langsung ditulis keterangan umum mengenai karyawan tersebut.

b. Bagian tengah

Memberi penjelasan rinci mengenai kualifikasi, kompetensi dan perilaku yang ditunjukkan selama bekerja dengan penulis. Cukup hal-hal yang signifikan dan bisa menjadi bahan pertimbangan.

c. Bagian penutup

Mengemukakan opini atau usulan sebagai kesimpulan dari fakta yang telah dikemukakan pada alinea sebelumnya. Selain itu, apabila perlu, dijelaskan pula bahwa referensi ini dibuat dengan sebenar-benarnya dan dengan harapan agar surat referensi ini bermanfaat.


TAGS Korespondensi


-

Author

Follow Me

Search

Recent Post